Mobilisation des employés : l’importance d’un système de gestion quotidienne

L’industrie québécoise connaît plusieurs défis, parmi lesquels la pénurie de la main-d’œuvre s’illustre. Dans ce contexte, la rétention des compétences et leur mobilisation s’avèrent d’une importance majeure pour assurer une activité normale et continue des organisations. C’est à ce stade où l’amélioration continue des opérations apporte une réponse à ces défis grâce à l’utilisation intégrée d’outils qui encouragent l’implication des employés, améliorent leur performance et les retiennent au sein de l’entreprise, comme le système de gestion quotidienne, aussi connu comme « Daily Management System » ou DMS.

Jetons un coup d’œil sur comment la gestion quotidienne aide à la mobilisation des employés et à leur rétention.

L’enjeu de la pénurie de la main-d’œuvre

Ce qui était anticipé depuis des décennies se concrétise, le Québec fait face à une pénurie de main-d’œuvre importante. Dans son rapport de décembre 2018, la Fédération Canadienne de l’Entreprise Indépendante (FCEI) mentionnait que le nombre de postes disponibles est passé de 2 % à 4,1 % au Québec.

Source : FCEI, Économie, Décembre 2018.

Plusieurs entreprises doivent alors faire preuve de créativité afin de pourvoir les postes vacants. Même une fois le poste comblé, tout n’est pas gagné ; il faut retenir les employés. En effet, le taux de roulement tous secteurs confondus au Québec est de 24,4 %.

Les principales causes de départ des bons employés sont les suivantes :

• Un mauvais patron;
  • Un patron en mode micro gestion;
  • Un leader qui ne suscite pas la collaboration entre employés;
• Une culture d’entreprise déficiente;
  • Les employés ont de la difficulté à s’identifier à la culture de l’entreprise;
• L’absence de fierté;
  • La plupart des gens désirent travailler pour une entreprise dont ils sont fiers;
• Un niveau de stress trop élevé;
  • Les attentes irréalistes ou non communiquées;
  • Des rôles et responsabilités mal définis ou non respectés qui contribuent à augmenter le niveau de stress;
• Le manque d’équité et de respect entre les employés;
  • Des règles appliquées de manière arbitraire et inégale générant ainsi de la frustration chez la plupart des employés;
• Le manque d’autonomie;
  • Les employés qui ne peuvent ni proposer ni implanter d’amélioration dans leur environnement seront peu mobilisés et ne s’impliqueront pas dans la réussite de l’entreprise. Ils se contenteront de faire le minimum;
• Un travail qui n’a plus de sens;
  • Les employés qui ne comprennent pas comment leur travail quotidien contribue au succès de l’entreprise s’investissent peu dans leur travail et ont tendance à chercher un emploi dans lequel ils auront l’impression de faire la différence;
• L’absence de possibilités d’avancement;
  • Un plan de développement inexistant : les employés qui ne peuvent suivre leur évolution, qui ne voient pas la pertinence de progresser.

Cette difficulté à recruter et à conserver les bons employés affecte toutes les entreprises. En 2018, 53 % des dirigeants de PME soutenaient qu’ils limiteraient leurs investissements pour cause de manque de main-d’œuvre. Or, ce chiffre était de 46 % en 2017.

Comment alors combler le manque d’attachement des employés à leur emploi ? Par où commencer pour les mobiliser ?

Comment mobiliser les employés ?

Il existe différentes définitions à la mobilisation des employés. En général, on qualifie de « mobilisés » les employés qui ont un sentiment d’appartenance à l’entreprise et qui retirent une fierté de l’accomplissement de leur travail. Ils ont aussi tendance à rechercher la collaboration avec leurs collègues et à assumer volontairement de nouvelles responsabilités.

Donner du sens au travail des employés

Le principal levier à la mobilisation des employés est de donner du sens à leur travail. Une analogie peut être faite avec une partie de hockey dans laquelle les joueurs ne comprendraient pas la nécessité d’écouler le temps en désavantage numérique. Il peut être contre-intuitif pour eux de se débarrasser de la rondelle. Ils doivent toutefois comprendre que leurs actions servent la stratégie à haut niveau qui vise à gagner la partie plutôt que de compter des points individuellement.

Le même cheminement doit être réalisé au sein de toute équipe de travail. Par exemple, dans le cas où les gestionnaires devraient s’assurer du respect de certaines méthodes standards établies, même si cela implique une perte momentanée de productivité. Le contrôle excessif peut paraître l’option la plus efficace à court terme, mais entraînera une déresponsabilisation et une démobilisation des employés. Il est plutôt primordial d’établir un lien entre la stratégie de l’entreprise et les tâches quotidiennes des employés. Dans cet exemple, il serait pertinent de démontrer l’impact du respect des méthodes standards sur le niveau de qualité et, par le fait même, sur la croissance attendue des parts de marché.

La mise en place de tableaux de gestion quotidienne intégrant des indicateurs de performances alignés sur les stratégies de l’entreprise est un moyen efficace pour mobiliser les employés. Il s’agit d’un outil de communication efficace qui contribue à donner un sens au travail des employés et permet à ces derniers d’apprécier leur contribution à l’atteinte des cibles stratégiques.

En ce sens, un tableau de gestion quotidienne devrait comporter des indicateurs de performance pertinents auxquels chaque employé peut contribuer sur une base régulière. Une revue quotidienne de ces indicateurs permettra à tout un chacun de comprendre sa contribution au succès de l’entreprise, définir les opportunités d’amélioration en plus de stimuler la créativité et le travail d’équipe.

Le rôle des leaders dans la mobilisation

Chaque leader est imputable de l’atteinte des cibles pour les indicateurs de performance de son tableau. Chaque leader est aussi responsable de la mobilisation de son équipe. Les revues de performance réalisées à l’aide des tableaux de gestion constituent un excellent levier de mobilisation, car elles permettent aux leaders de poser des questions et ainsi de faire cheminer leur équipe. Ces revues peuvent aussi servir à tisser un lien entre les actions et les projets en cours ou à venir et les écarts de performance observés. Les employés pourront alors s’impliquer activement dans l’amélioration de leur travail quotidien.

Le système de gestion quotidienne (DMS)… Une solution intégrée

Dans le contexte d’aujourd’hui, diriger une entreprise est un travail d’équilibriste entre les impératifs opérationnels et la gestion des ressources humaines.

Le DMS, ou « Daily Management System », suggère une approche préconisant la participation de tous les employés à l’atteinte des cibles opérationnelles.

La mise en place de tableaux de performance permet aux employés de comprendre leur contribution et de voir l’impact de l’implantation d’améliorations qu’eux-mêmes ou un collègue auront suggérées.

L’utilisation d’agendas standards par les chefs d’équipes et les gestionnaires assure un alignement managérial facilitant l’intégration ou l’émergence de nouveaux leaders. En plus de permettre d’opérationnaliser les rôles et responsabilités, les agendas standards sont un excellent outil pour coordonner le rôle de tous les leaders. Les employés se sentent alors appuyés par l’équipe de gestion.

La mise en place de grilles de polyvalence permet aux employés de suivre et de comprendre leur progression. Les plans de formation issus de ces grilles sont alors de bons outils de mobilisation.

Finalement, l’utilisation d’une démarche de résolution de problèmes favorise le travail d’équipe et donne à l’ensemble des gestionnaires plusieurs occasions de reconnaissance.

Le simple fait que de mesurer des opérations améliore leur efficacité d’environ 25 % est largement documenté dans la littérature. Cette statistique peut être de beaucoup supérieure lorsque l’on ajoute des outils d’alignement de la gestion et de résolution de problème.

Chez un de nos récents clients, la mise en place d’un programme de gestion quotidienne a permis de réduire de façon importante les accidents de travail (-395 jours) et les coûts inhérents à la non-qualité (-50 %). Globalement, la marge brute de ce client a progressé de 4 % grâce au DMS.

Bien que ces chiffres soient impressionnants, il faut garder en tête que le DMS est beaucoup plus qu’une approche permettant l’atteinte des cibles opérationnelles. C’est un cadre de gestion mobilisateur, permettant à tous de croître et de contribuer au succès de l’entreprise. Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre, le DMS constitue une approche équilibrée permettant de conjuguer les impératifs opérationnels et une gestion durable du capital humain.