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Code de conduite des fournisseurs

Suppliers Code of Conduct

Introduction

Talan s’efforce constamment de faire affaire avec des fournisseurs qui sont des chefs de file dans leur secteur d’activité et qui sont prêts à témoigner d’un engagement ferme envers le développement durable par l’adoption de principes en matière de droits du travail et de la personne, d’éthique, de santé, de sécurité et d’environnement. Talan s’engage à s’approvisionner de façon responsable et considère que toutes les activités liées à sa chaîne d’approvisionnement qui alimentent les conflits et entraînent des violations des droits de l'homme sont inacceptables.

Conformément aux principes de Talan en matière de développement durable, le Code de conduite des fournisseurs (« Code ») précise les attentes de l’entreprise à l’égard des pratiques de développement durable mises en œuvre par ses fournisseurs. Par l’adoption du présent Code, Talan vise à minimiser les risques d’ordre juridique, financier et d’atteinte à la réputation et à promouvoir le développement durable.

Dans toutes leurs activités, les fournisseurs doivent respecter les lois et les règlements des pays où ils font affaire et de tout autre territoire qui leur sont applicables. Les fournisseurs sont invités à aller au-delà du respect des lois et à appliquer les normes reconnues mondialement, mentionnées dans le présent document, afin de promouvoir la responsabilité sociale et environnementale. Lorsque des lois nationales et des normes internationales portent sur des sujets identiques, nous nous attendons à ce que les critères les plus exigeants soient appliqués.

A - Système de Gestion

Les fournisseurs doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour surveiller le respect du présent Code et corriger rapidement toute non-conformité. À ce titre, les fournisseurs établissent un système de gestion dont la portée s’alignera sur les principes du présent Code et en accord avec des normes internationales telles qu’ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001, ISO 50001 et SA8000. Le système de gestion devrait être conçu pour assurer les éléments suivants :

  • La conformité aux lois, aux règlements et aux exigences du client applicables en ce qui concerne l’exploitation et les produits du fournisseur;
  • La conformité au présent code;
  • La détermination et l’atténuation des risques opérationnels liés au présent Code et à l’amélioration continue.

Le système de gestion peut comprendre des éléments comme l’engagement et la politique de l’entreprise en ce qui a trait aux responsabilités sociales et environnementales de l’entreprise, à la détermination des responsabilités de la gestion, aux exigences juridiques et à celles des clients, à l’évaluation et à la gestion des risques, aux objectifs d’amélioration avec les plans et les mesures de mise en œuvre, aux programmes de formation, aux vérifications et aux évaluations, à l’évaluation de la conformité, à la documentation et aux dossiers et aux responsabilités des fournisseurs.

B - Main-d’Œuvre et Droits de la Personne

On s’attend à ce que les fournisseurs respectent les droits1 des travailleurs et qu’ils traitent ces derniers avec respect et dignité, conformément aux normes internationalement acceptées telles que définies dans les conventions de l’Organisation internationale du Travail (OIT), ainsi que dans les lois régionales ou nationales régissant les conditions de travail.

1) Emploi librement choisi2

L’utilisation du travail forcé (incluant la servitude pour dettes), de la main-d’œuvre engagée à long terme, du travail obligatoire en milieu carcéral, de l’esclavage ou du trafic de personnes est interdite. Cela comprend le transport, l’hébergement, le recrutement, le transfert ou la réception de personnes par la menace, la force, la coercition, l’enlèvement ou la fraude pour la main-d’œuvre ou les services.

Il n’est pas permis de restreindre déraisonnablement la liberté de mouvement des travailleurs dans les installations, ainsi que leur entrée ou sortie des installations fournies par l’entreprise. Tous les travaux seront volontaires et les travailleurs pourront laisser leur travail en tout temps ou mettre fin à leur emploi. Les employeurs et les agents ne doivent pas garder, détruire, dissimuler, confisquer les documents d’identité ou d’immigration fournis par les employés, ni leur en refuser l’accès, comme les pièces d’identité émises par le gouvernement, les passeports ou les permis de travail.

2) Jeunes travailleurs3

La main-d’œuvre enfantine ne devrait être utilisée à aucun stade de la fabrication. Le terme « enfant » désigne une personne de moins de 15 ans ou d’un âge inférieur à l’âge de fréquentation scolaire obligatoire ou à l’âge minimum d’admission à l’emploi du pays, selon l’âge le plus élevé.

Les employés de moins de 18 ans (jeunes travailleurs) ne doivent pas effectuer de travail susceptible de compromettre leur santé ou leur sécurité, y compris les quarts de nuit et les heures supplémentaires. Les fournisseurs doivent protéger les droits des étudiants en fournissant des mesures d’accommodement appropriées et raisonnables.

3) Heures de travail

Les heures de travail ne peuvent pas dépasser le maximum établi par la loi applicable. S’il n’y a pas de lois applicables à l’endroit où les travailleurs exercent leurs activités, une semaine de travail ne doit pas être de plus de 60 heures par semaine, y compris les heures supplémentaires, sauf dans des situations d’urgence ou inhabituelles.

4) Salaires et avantages

La rémunération versée aux travailleurs doit respecter toutes les lois salariales applicables, y compris celles relatives au salaire minimum, aux heures supplémentaires et aux avantages légalement exigés pour une qualité de vie suffisante.

C - Éthique

1) Intégrité en affaires

Les normes d’intégrité les plus élevées doivent être respectées dans toutes les interactions d’affaires. Les fournisseurs doivent avoir une politique de tolérance zéro envers toutes les formes de pots-de-vin, de corruption, d’extorsion et de détournement. Les fournisseurs ne peuvent pas offrir des pots-de-vin ou d’autres incitatifs illégaux à leurs partenaires d’affaires ou en recevoir d’eux. Les fournisseurs sont tenus de ne pas offrir aux employés de Talan de cadeaux ou d’autres types d’avantages personnels résultant des relations avec les fournisseurs.

2) Aucun avantage indu

Les pots-de-vin ou tout autre moyen d’obtenir un avantage indu ou inapproprié ne doivent pas être promis, offerts, autorisés, donnés ou acceptés. Cette interdiction porte sur les promesses, l’offre, l’autorisation, la fourniture ou l’acceptation de tout objet de valeur, faites directement ou indirectement par l’intermédiaire d’un tiers, afin d’obtenir ou de conserver des affaires, de diriger des activités commerciales vers quiconque ou autrement d’obtenir un avantage injustifié. Des procédures de surveillance et d’application doivent être mises en œuvre pour assurer la conformité aux lois anticorruption.

Talan n’autorise pas les paiements de facilitation, même s’ils pourraient être licites dans un territoire particulier. Les paiements de facilitation sont généralement de petits paiements non officiels, conçus pour sécuriser ou accélérer le rendement d’une action gouvernementale ordinaire par un employé ou un agent du gouvernement, par exemple en fournissant une protection policière de routine ou des permis de traitement. Les fournisseurs doivent s’abstenir de mettre les membres de l’équipe Talan dans une situation où ils contreviendraient ou donneraient l’impression de contrevenir à ce Code.

3) Divulgation d’information

Toutes les transactions commerciales doivent être exécutées de manière transparente et reflétées avec exactitude dans les livres et dossiers des fournisseurs. Les renseignements concernant la main-d’œuvre des participants, la santé et la sécurité, les pratiques environnementales, les activités commerciales, la structure, la situation financière, les atteintes à la vie privée et le rendement doivent être divulgués conformément aux règlements applicables et aux pratiques existantes du secteur. Il est interdit de falsifier les dossiers ou de faire la fausse représentation des conditions ou pratiques dans la chaîne d’approvisionnement. Les fournisseurs doivent divulguer de l’information sur les activités commerciales à la demande de Talan.

4) Propriété intellectuelle

Les droits de propriété intellectuelle doivent être respectés; le transfert de technologie et de connaissances doit être fait d’une manière qui protège les droits de la propriété intellectuelle. Les renseignements sur les clients et les fournisseurs doivent être protégés conformément aux normes et aux exigences de Talan. Les fournisseurs doivent utiliser les renseignements confidentiels de manière appropriée et s’assurer que la protection de la vie privée et les droits de propriété intellectuelle de tous les employés et des partenaires d’affaires sont protégés.

5) Équité en affaires, antipourriel, publicité et concurrence

Les fournisseurs se conformeront à toute législation en vigueur relativement aux pratiques d’équité en affaires, aux pratiques antipourriels, aux normes antitrust et à la publicité.

6) Protection de l’identité et absence de représailles

Des programmes garantissant la confidentialité, l’anonymat et la protection des fournisseurs et des employés dénonciateurs doivent être maintenus. Les fournisseurs devraient avoir un processus communiqué à leur personnel pour pouvoir soulever toute inquiétude sans craindre de représailles.

7) Confidentialité et sécurité de l’information

Lorsque le fournisseur gère des renseignements confidentiels, appartenant aux entreprises de Talan, à ses clients ou à ses employés, le fournisseur doit respecter rigoureusement toutes les lois applicables sur la protection de la vie privée du territoire où il se trouve, ainsi que les obligations contractuelles énoncées dans l’entente. Talan se réserve le droit d’évaluer et de surveiller les pratiques des fournisseurs en matière de protection de la sécurité de l’information.

Le fournisseur doit immédiatement aviser Talan de toutes les atteintes à la vie privée réelles ou suspectes, des incidents de sécurité de l’information ou des pertes de données de Talan et le fournisseur doit aider Talan à gérer les conséquences de ces événements.

8) Engagement communautaire

Les fournisseurs sont encouragés à s’engager et à investir dans les collectivités où ils vivent, travaillent et servent pour promouvoir le développement social et économique.

9) Diversité des fournisseurs

Les fournisseurs sont encouragés à promouvoir, à cibler et à intégrer la diversité parmi leurs fournisseurs, en plus des travailleurs. Des programmes de diversité visant à stimuler la représentation des femmes, des peuples autochtones, de la communauté LGBT et des vétérans en minorités visibles ou des personnes handicapées devraient être mis en œuvre et s’améliorer continuellement.

D - Santé et Sécurité

Législation

On s’attend à ce que les fournisseurs se conforment aux normes internationales, régionales et nationales en matière de santé et sécurité qui s’appliquent à leurs activités d’affaires, comme les Principes directeurs concernant la sécurité et de la santé au travail (ISO 45001). Les fournisseurs doivent respecter les lois et les règlements en vigueur en matière de santé et de sécurité au travail et s’acquitter de façon diligente de leurs obligations dans ce domaine.

1) Sécurité au travail

Les fournisseurs doivent s’assurer que leurs employés ainsi que toute personne présente sur le lieu de travail ou à proximité sont protégés contre les dangers potentiels en matière de santé et sécurité au travail découlant de leurs activités d’affaires. Le potentiel d’exposition aux dangers pour la sécurité doit être déterminé, évalué et contrôlé au moyen d’aménagements appropriés, de contrôles techniques et administratifs, d’entretiens préventifs et de procédures de travail sécuritaires (y compris les procédures de verrouillage et d’étiquetage) et de formations continues en matière de sécurité.

E - Environnement

Législation

Les fournisseurs doivent se conformer à l’ensemble des lois, des règlements, des directives, des codes de pratique et des ordonnances des autorités gouvernementales, ainsi qu'aux ententes conclues avec celles-ci relativement à la protection et à la sauvegarde de l’environnement. Les fournisseurs doivent obtenir, conserver et présenter les permis, les approbations, les licences et les enregistrements environnementaux exigés en vertu des lois sur l’environnement.

Politiques et pratiques

Nos fournisseurs doivent connaître les impacts environnementaux associés à leurs activités d’affaires et, lorsqu’opportun, mettre en œuvre des politiques, des programmes et une formation de leurs employés pour traiter, plus particulièrement, mais sans s’y limiter, des questions suivantes :

1) Prévention de la pollution et réduction des ressources

Les émissions et les déversements de polluants ainsi que la génération de déchets de tous types doivent être minimisés ou éliminés à la source par des pratiques telles que l’ajout de matériel de contrôle de la pollution, la modification des processus de production, d’entretien et liés aux installations, ou par d’autres moyens. L’utilisation de ressources naturelles, y compris l’eau, les combustibles fossiles, les minéraux et les produits provenant de forêts vierges, doit être minimisée par des pratiques telles que la modification des processus, la substitution de matériaux, la réutilisation, la conservation ou le recyclage.

2) Substances dangereuses

Les produits chimiques et autres matériaux qui posent un danger pour les humains ou l’environnement doivent être identifiés, étiquetés et gérés afin de garantir leur manipulation, leur déplacement, leur entreposage, leur utilisation, leur recyclage ou leur réutilisation et leur élimination sécuritaire.

3) Déchets solides

Les fournisseurs devraient mettre en œuvre une approche systématique pour identifier, gérer, réduire et éliminer ou recycler de manière responsable les déchets solides (non dangereux).

4) Émissions atmosphériques

Les émissions atmosphériques de produits chimiques volatils, d’aérosols, de produits corrosifs, de particules, de produits chimiques appauvrissant la couche d’ozone et de produits de combustion générés par les opérations doivent être caractérisées, régulièrement surveillées, contrôlées et traitées selon les besoins avant leur déversement.

5) Restrictions relatives au matériel

Les fournisseurs doivent respecter toutes les lois, tous les règlements et toutes les exigences applicables concernant l’interdiction ou la restriction de substances spécifiques dans les produits et la fabrication.

6) Gestion de l’eau

Les fournisseurs devraient mettre en œuvre un programme de gestion de l’eau qui documente, décrit et surveille les sources d’eau, leur utilisation et leur déversement, permettant ainsi de trouver des occasions de conservation de l’eau et de contrôle des voies de contamination. Lorsque pertinent, toutes les eaux usées produites par Talan et gérées par les fournisseurs doivent être caractérisées, surveillées, contrôlées et traitées avant leur rejet ou élimination.

7) Consommation d’énergie et émissions de gaz à effet de serre

Talan encourage les fournisseurs à prendre des mesures pour réduire les émissions de gaz à effet de serre générées par leurs opérations, leurs produits et leurs services. Les fournisseurs devraient suivre et documenter leur consommation d’énergie ainsi que les émissions de gaz à effet de serre (portées 1 et 2) aux niveaux des installations ou de l’entreprise. Ils sont également encouragés à améliorer leur efficacité énergétique et à minimiser leur consommation d’énergie et leurs émissions.

F - Acquisition Responsable de Minéraux

Les fournisseurs de produits tangibles contenant des « minéraux des conflits » doivent démontrer qu’ils ont mis en place des contrôles de diligence raisonnable appropriés pour garantir que leurs produits « ne sont pas liés aux conflits en RDC ».

  • Règle relative aux minéraux des conflits : Règles de la SEC (Securities and Exchange Commission) sous l’alinéa 13(p) de la Securities Exchange Act of 1934.
  • Minéraux des conflits : Columbite-tantalite (coltan), cassitérite, or, wolframite ou leurs dérivés.
  • Pays visés : République démocratique du Congo et pays voisins.
  • Non liés aux conflits en RDC : Produits exempts de minéraux qui financent des groupes armés dans les pays visés.

En outre, les fournisseurs doivent exercer une diligence raisonnable pour s’assurer que le cobalt contenu dans leurs produits est approvisionné de manière responsable.

Références

Les normes et codes suivants ont été utilisés lors de l’élaboration du présent Code et ils peuvent constituer des sources de renseignements complémentaires utiles. Talan s’engage à continuellement passer en revue ce Code afin de s’assurer qu’il est mis à jour au besoin pour s’aligner sur les pratiques et les exigences actuelles de l’industrie.

Instruments internationaux

Meilleures pratiques internationales et normes volontaires

Contacts

  • Pour toute question ou tout commentaire concernant le présent Code : [email protected]
  • Pour toute question ou commentaire concernant les pratiques d’approvisionnement de Talan ou votre contrat avec Talan : [email protected]
  • Pour signaler une préoccupation ou transgression potentielle ou réelle relative au Code : [email protected]

Notes

[1] Déclaration universelle des droits de l’homme, résolution 217 A (III) de l’Assemblée générale du 10 décembre 1948.

[2] Aux termes des Conventions 29 et 105 de l’OIT (travail forcé).

[3] Aux termes de la Convention 138 et de la Recommandation 146 de l’OIT (âge minimum).

[4] Aux termes des Conventions 100 et 111 et des Recommandations 90 et 111 (égalité de rémunération et discrimination) de l’OIT.

 [5] Aux termes des Conventions 87 et 98 (liberté d’association et droit d’organisation et de négociation collective) de l’OIT.