Optimiser sa migration vers SAP S/4HANA via une cure d’amaigrissement des données

Un outil gratuit proposé par SAP permet d’effectuer une conversion vers S/4HANA en ne migrant que les données pertinentes. Une façon d’améliorer l’équation économique de cette opération de modernisation, tant sur le Cloud que on-premise.

Quand une entreprise envisage de migrer vers SAP S/4HANA, trois chemins s’ouvrent à elle. Le premier, le plus évident, consiste à convertir son ERP historique dans le nouveau système, en reprenant 100% des données (en jargon, on parle aussi de Brownfield). « Talan a été le premier partenaire SAP en France à utiliser cette méthode pour emmener un de ses clients vers la nouvelle génération d’ERP de l’éditeur », souligne Hyacinthe du Réau, directeur adjoint du pôle Support et Expertise de Talan. Depuis ce premier projet en 2017, le prestataire a accompagné une trentaine de ses clients vers S/4HANA avec cette approche. « Nous avons industrialisé le processus via notre Conversion Factory, souligne Hyacinthe du Réau. Ce scénario est connu, maîtrisé et mécanique. »

La seconde option repose sur une transformation (ou Greenfield). Elle consiste à repartir d’un système S/4HANA vierge et à n’y reprendre que les données de base, en délaissant l’historique. Enfin, la voie intermédiaire, ou conversion hybride, mise sur un système S/4HANA paramétré comme le système ECC existant et sur une reprise à posteriori des données de base et des flux en cours. On parle aussi de démarche Bluefield. « Jusqu’à présent, 95% de nos clients optaient pour une conversion de type Brownfield », résume le responsable.

Reprise de données sélective avec un outil gratuit

Sauf qu’un outil récemment mis à disposition par SAP - appelé Lean Sélective Data Transition (LSDT) - vient bousculer cet équilibre. « Cet outil permet d’effectuer une reprise de données sélective, sur les données de base, l’encours, mais aussi sur l’historique, ce que nous n’étions pas en mesure de faire jusqu’alors », précise Hyacinthe du Réau. LSDT, qui fait partie de SAP Application Lifecycle Management (ALM), propose un cockpit pour sélectionner les sociétés à migrer vers le nouveau système, puis la profondeur d’historique société par société. « C’est le point le plus important et cela devrait mettre pratiquement fin aux processus de conversion classique », predit le directeur adjoint du pôle Support et Expertise de Talan. En complément, l’outil fournit des statistiques des différents objets que manipule le système, afin de mettre en évidence les données vivantes et celles qui le sont moins, voire plus du tout.

« C’est l’outil dont nous rêvions il y a sept ou huit ans, quand nous avons réalisé les premières conversions. Et, en plus, LSDT est gratuit ! », reprend Hyacinthe du Réau. Certes, un outil de sélection de données (appelé Sélective Data Transition) existait déjà dans le portefeuille de l’éditeur, mais, lourd d’utilisation, il était plutôt réservé aux très grandes entreprises. « La version Lean est, à, l’inverse, d’un usage ultra-simple : on sélectionne les sociétés qu’on veut conserver ou écarter sans rentrer dans le détail des flux métiers. C’est cette approche qui change tout », assure le responsable. Sur les premiers tests menés par Talan, deux heures environ suffisent à effectuer la sélection de données. Et LSDT est un outil complet, gérant tant la préparation, le pilotage que l’exécution du transfert de données. La solution permet aussi de réintégrer une société qui aurait été trop rapidement supprimée. « Après chaque cycle de chargement des données, on peut ajuster le tir, même s’il faudra, à chaque fois, vider puis recharger le système cible », confirme l’expert.

Un levier pour réduire le TCO de S/4HANA

Au-delà de son côté pratique, l’outil proposé par SAP va avoir un impact sensible sur le retour sur investissement des migrations vers S/4HANA. Et ce, que l’on parle d’une migration classique - avec un système exploité sur des infrastructures maison, hébergées ou chez un hyperscaler - ou d’un passage à RISE with SAP, la version Cloud privé proposée par l’éditeur. « HANA est une base de données In-Memory, elle nécessite donc un serveur offrant d’importantes capacités en mémoire vive. Toute réduction du volume de données se traduit donc par une amélioration immédiate du TCO (Total cost of ownership), souligne Hyacinthe du Réau. Dans l’optique d’une migration Cloud vers Rise, la réduction de la volumétrie de données aura, là encore, un impact direct sur le coût d’exploitation. » 

Par ailleurs, LSDT permet aussi de matérialiser les changements de périmètre (rachats, séparation d’une entité…) que connaissent la plupart des sociétés. «  C’est le premier processus permettant d’enlever rapidement une société d’un système SAP. Auparavant, un tel nettoyage était assez onéreux », précise le responsable de Talan. Cet effacement des sociétés devenues inutiles a également un impact direct sur la productivité des utilisateurs, dont les actions ne sont plus ralenties par des items ayant perdu toute pertinence. « Car, dans les interfaces SAP, les noms des sociétés sont omniprésents », souligne le responsable.

Persuadé que 80 à 90% des entreprises vont s’intéresser à LSDT - toutes celles ayant plus de dix ans d’historique sur ECC en particulier -, Hyacinthe du Réau entend maintenant mettre en pratique l’outil dans le cadre d’un projet de co-innovation, mené conjointement avec un client. « Notre Conversion Factory est en permanente évolution pour s’adapter aux nouveaux besoins et aux nouvelles technologies, notre prochain objectif est donc de pouvoir présenter systématiquement 2 options : la conversion complète ou la conversion hybride, exploitant LSDT », indique le directeur adjoint du pôle Support et Expertise, qui imagine un futur proche où Talan ne proposera plus, ou quasiment plus, à ses clients qu’une conversion passant par une cure d’amaigrissement de la base de données grâce à Lean Sélective Data Transition.