Benvic encadre son contrat RISE with SAP avec le CCFlex de Talan

Industriel de la plasturgie, Benvic fait tourner trois de ses principaux sites dans le monde sur SAP, le groupe ayant migré sur RISE with SAP hébergé sur AWS à partir de 2022. Le progiciel est exploité par environ 360 utilisateurs à ce jour. « Cette migration depuis SAP S/4HANA On-Premise était au service d’une vision stratégique d’intégration logicielle progressive de presque tous nos sites industriels. Par ailleurs, notre propriétaire d’alors, un fonds d’investissement, était aussi à la tête d’autres sociétés exploitant RISE with SAP », indique Fulvio Tegon, le DSI groupe de Benvic. Pour le département IT de l’industriel, le passage au mode SaaS induit aussi une simplification de la gestion administrative, avec un seul interlocuteur pour son contrat ERP, comme le souligne Hai La Duong, responsable du département infrastructures et cybersécurité de Benvic.

« Le partenaire initialement associé à notre contrat RISE nous accompagnait également sur plusieurs projets. Malheureusement, au cours de l'année 2023, la qualité de leurs prestations n'a pas été à la hauteur de nos attentes. Par conséquent, nous avons progressivement réintégré en interne les services qui leur étaient assignés. Cette détérioration des relations a empêché le démarrage de l'accompagnement du contrat, nous laissant en contact direct avec l'éditeur », raconte Véronique Cannoux-Bonte, responsable des principaux projets IT au sein de Benvic. 

Cette reprise en main des activités laisse toutefois dans l’ombre un aspect de la relation tripartite entre l’éditeur, son client et le partenaire l’accompagnant : la gestion du contrat. Un volet que SAP encadre via un contrat baptisé CCFlex, pour Cloud Choice Flex Model, qui intègre une dimension conseil qui est prise en charge par le partenaire et vouée à orienter le client dans les évolutions de son environnement SAP. « A la faveur d’un changement de gestionnaire de compte chez SAP, nous avons réalisé que tous les sujets d’évolution contractuelle devraient être étudiés avec un partenaire », reprend Véronique Cannoux-Bonte. « Et que maîtriser les tenants et aboutissants d’un contrat cloud était une vraie compétence », ajoute Hai La Duong.

Un acteur qui favorise l’équilibrer entre la relation client et SAP

C’est ce constat qui pousse Benvic à se rapprocher de Talan pour encadrer l’évolution de son contrat SAP au travers de la prestation CCFlex que propose l’ESN. « Dès la première réunion avec Talan, en janvier 2025, nous avons bénéficié d’une présentation détaillée de notre contrat Cloud RISE, d’une mise en évidence des points d’attention et des potentiels gains financiers. Immédiatement, nous avons compris l’intérêt de cet accompagnement », assure Véronique Cannoux-Bonte. Sans oublier l’apport d’un acteur tel que Talan dans la relation avec un éditeur de la taille de SAP. « L’éditeur essaie forcément de nous vendre davantage de services, et pas toujours la solution la plus adaptée à nos besoins réels », souligne Angel Rodriguez, responsable du département support IT de Benvic. Pour le DSI, Fulvio Tegon, l’arrivée de Talan constitue aussi une façon d’enrichir le niveau d’expertise de l’industriel sur les sujets relatifs à SAP. « Depuis notre changement de propriétaire, nous nous trouvions seuls face à l’éditeur, dit-il. La prestation CCFlex de Talan nous donne accès à un support structuré et clair. Si les responsables IT de Benvic sont certes tous des experts SAP, le passage à RISE induit un changement de typologie dans les contrats et s’accompagne d’évolutions permanentes, qui sont très difficiles à suivre pour une DSI. »

Vers l’optimisation financière du contrat

C’est précisément l’un des intérêts majeurs de l’accompagnement CCFlex de Talan, qui propose une vision à 360° degrés d’un contrat cloud SAP : évolutions dans le licensing et les produits, dates auxquelles doivent être effectuées les mises à jour, impact des décisions de l’entreprise sur la facture ou encore identification des leviers pour limiter l’inflation de celle-ci. « Dès les premières réunions avec Talan, nous avons su quoi faire et quand le faire », résume Hai La Duong. Par exemple, dans son contrat, Benvic a opté, par défaut, pour une option de Disaster Recovery (reprise après sinistre) conseillée par SAP. « Les experts de Talan nous ont permis de comprendre, en pratique, les capacités précises de récupération et de reprise d’activité dont nous disposions, des réponses que nous tentions d’avoir de SAP depuis environ un an ! », souligne le responsable du département infrastructures et cybersécurité. Suite à ces éclaircissements, Benvic envisage de désactiver cette option lors du renouvellement de son contrat avec SAP, en 2027.

Des capacités de clarification concernant la consommation des services Cloud SAP que Benvic a également mobilisées pour expliquer l’apparition de nouvelles licences facturées, mais non utilisées, suite à un upgrade de RISE. « Car SAP change fréquemment de mode de licensing, souligne Angel Rodriguez. CCFlex nous a permis de comprendre l’origine de cet écart, provoqué par une facturation à l’autorisation et non plus à l’utilisation. » Suite à cette analyse, Benvic a revu sa gestion des rôles et autorisations pour limiter l’impact de cette modification du licensing chez SAP.

La prestation de Talan s’organise autour d’une réunion mensuelle au sein de laquelle les équipes de l’ESN balaient les sujets relatifs à la consommation des souscriptions, au cycle de vie des produits, à l’évolution de RISE et à l’évolution du contrat. Un format « concis et précis », assure Angel Rodriguez. « Qu’un tiers soit en mesure de détailler les risques liés à notre contrat nous rassure beaucoup. Nous sommes passés dans une logique de gestion contrôlée de notre contrat, avec une bonne traçabilité sur les problèmes que nous rencontrons. Nous ne sommes pas encore entrés dans la phase d’optimisation financière dudit contrat, mais nous en avons pris le chemin », dit Fulvio Tegon. Cette nouvelle étape doit essentiellement être mise en œuvre lors du renouvellement du contrat liant Benvic à SAP, dans deux ans. « Notre ambition est d’obtenir davantage de fonctionnalités, comme la planification avancée, pour un coût global optimisé », résume Hai La Duong.